İnsan Kaynaklarında KVKK ve Alınması Gereken Önlemler

KVKK insan kaynaklarında dikkat edilmesi gereken bir husustur. Birçok çalışanın verisinin işlendiği ve depolandığı yer olan insan kaynakları departmanı adayların ve çalışanların verilerini güvenli bir şekilde korumalı ve şifrelemelidir. Çalışanların verileri üçüncü kişilerle paylaşılmamalıdır. Paylaşılması gereken durumlarda çalışandan rıza alınması gerekmektedir. Bu hususta alınması gereken önlemler vardır. Bunlar;

• verileri koruma ilk etapta başlar. Bu yüzden ilk başvuru yapıldığı andan itibaren bu konudan adaylar bilgilendirilmelidir. Adayların verilerinin ve CV de var olan bilgilerin veri tabanında ne kadar süreyle tutulacağı adaya söylenmelidir. Aynı zamanda ilgili kişiler dışında bilgilerinin paylaşılmayacağı bilgisi de verilmelidir. Adaya dijital ortamda güvenli bir şekilde şifreli bir koruma yapılacağı bilgisi ve eğer evrak şeklinde saklanacaksa kilitli bir şekilde muhafaza edileceği anlatılmalıdır.
• CV’lerinin nerede ve nasıl korunacağı hakkında bilgi verilmelidir. Adayların ve çalışanların verileri siber saldırıda veya herhangi bir kaza anında korunmalıdır. Hangi durumla karşılaşılırsa karşılaşılsın verilere zarar gelmeyeceği ve korunacağı konusunda çalışan iş yerine güven duymalıdır.
• yapan adaylar veya çalışanlar KVKK konusunda aydınlatılmalıdır. Sözleşmelerinize KVKK maddesi eklenmesi yararlı olacaktır.
• yapan adayların CV’lerinde bulunan referansların bilgilerinin korunması gerekmektedir. Referansların açık rızalarının alınması gerekmektedir. Bu rıza dijital platformlardan veya yazılı beyan olarak alınabilir.
• kamera görüntülerini veya fotoğraflarını paylaşırken çalışanlarınızdan onay almanız gerekmektedir.
• özel hayatları korunmalıdır. Güvenlik kameraları yerleştirilirken dikkat edilmelidir. Görüntülenmesi gereken yerler ön planda tutulurken çalışanın özel hayatına saygı duyulmalıdır.
• Devam Kontrol Sistemi kullanılırken parmak izi veya retina taraması özel nitelikli kişisel veriye girmektedir. Bu yöntemlerin tercih edilmemesi önerilmektedir.
• risk analizlerini düzenli olarak yapmak veya yaptırmak yararınıza olacaktır. Dijital olarak koruduğunuz verileri en iyi şekilde korumak için çabalamanız gerekmektedir. Bu gibi önlemleri almadığınız zaman siber saldırılara uğrama ihtimaliniz artacaktır. Daha sonra dışarıya sızan bir veriyi kurtarmanız daha zor olacaktır. Korunan veriler kanuna uygun bir şekilde korunmalıdır ve saklama süreleri belirtilenden fazla olmamalıdır.

KVKK dikkat edilmesi gereken ve önemli olan bir konudur. Bu yüzden bu alanda işlem yaparken çok dikkatli olunmalıdır. En ufak bir olumsuz durumda karşılaşacağınız durum çok büyük olabilir. Temkinli ve öz verili çalışıp bu hususlara dikkatli olmakta yarar vardır.