İnsan Kaynakları İşe Alım Sürecinde Kişisel Verilerin Korunması

İşe Alımlarda Kişisel Verilerin Korunması

İşe alım sürecini yürüten iş veren veya görevli personel adaylardan birtakım bilgiler istemek zorundadır. Bu istediği bilgiler mesleki yaşantısını bilmek ve mesleki yeterliliğini ölçmekte sınırlı olmalıdır.

Personeller işe alınırken işe alım süreçlerinde kişisel verilerinin korunması gerekmektedir. Uygun adayı belirledikten sonra pozisyona uygun kişisel veriler toplanır ve veriler işlenir. Kişisel verileri korurken toplanan bilgilere ilişkin gerekli tedbirleri alarak verilerin işlenmesi gerekmektedir. Bu süreci ilerletirken konuyla ilgili kişi veya kişilere aydınlatma yapılması gerekmektedir. Çünkü verileri işleyen kişi veya kişiler aydınlatma yapmakla yükümlüdür.

Veriler işlenmeye başlamadan önce işe alım sürecini yapacak görevli kişiler bilgilendirilmelidir. Mümkünse bir eğitime tabi tutulmalıdır. Bilgilendirme veya eğitim sonrasında bu süreci yönetecek görevli kişi işe alım sürecini daha yetkin bir şekilde kurallara uygun olarak veri işleyebilecek hale gelecektir. Bu sürecin doğru yönetildiğinden emin olunmalıdır.

İşe başvuru yapan adaylar ve işe başlayacak adaylar bu süreçte bilgilerini kimlerle paylaşması gerektiğini ve hangi bilgileri paylaşması gerektiğini bilmelidir. Elde edilen veriler amacı dışında kullanılmamalı ve sadece amacına uygun bir şekilde kullanılmalıdır. Elde edilen verilere erişildikten sonra doğru ve güvenli bir şekilde saklanmalıdır. Adayın rızası olmadan başka kimseyle paylaşılmamalıdır. İşe alım ve incelenme (değerlendirme) süreci tamamlandıktan sonra ulaşılmış olan veriler silinmeli, ortadan kaldırılmalı veya anonim hale getirilmelidir.

İşe başvuran adaylardan işe alım için sadece gerekli olan veriler istenmelidir. Adaylardan alınan bilgilerin süreçle ve pozisyonla uyumlu olmasına özen gösterilmelidir. İş başvurusu yapılacak formlar konuya ilişkin hazırlanmalıdır. Eğer hazır iş başvuru formu varsa bu kurallara uygun düzenlenmelidir.

İşe alım sürecinde ve iş başvuru formunda özel nitelikli kişisel veri istenmemeli ve işlenmemelidir. İşe alım sürecinde yapılan envanter testleri veya kişilik testleri ile ilgili adaylara aydınlatma yapılmalı aynı zamanda rızaları alınmalıdır. Bu şekilde elde edilen verilerin daha dikkatli bir şekilde toplanması gerekmektedir. Dikkatli şekilde toplanan verileri işlerken veya aktarırken de özenli bir şekilde gerekli tedbirler alınmalıdır.